Затверджено

рішенням зборів суддів Господарського суду Сумської області                                                                                                         

№10  від 24.10.2023

Положення

про апарат Господарського суду Сумської області

 I. Загальні положення

1. Це Положення визначає порядок організації роботи апарату Господарського суду Сумської області.
2. Апарат Господарського суду Сумської області (далі – апарат суду) відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» здійснює організаційне забезпечення роботи суду.
3. У своїй діяльності апарат суду керується Конституцією України, законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу», «Про запобігання корупції», Кодексом законів про працю України,  іншими кодексами та законами України, постановами Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, цим Типовим положенням, рішеннями Ради суддів України, рішеннями зборів суддів, наказами Державної судової адміністрації України та її територіальних управлінь, а також наказами й розпорядженнями голови суду та керівника апарату суду.
4. Голова суду контролює ефективність діяльності апарату суду, погоджує призначення на посади керівника апарату суду, заступника керівника апарату суду, вносить в установленому порядку подання про застосування до керівника апарату суду, його заступника заохочення або накладення дисциплінарного стягнення відповідно до законодавства.
5. Положення про апарат суду розробляється керівником апарату суду на підставі Типового положення та затверджується зборами суддів.

Положення про апарат суду не може суперечити Типовому положенню.

6. Структура та штатна чисельність (штатний розпис) апарату суду затверджуються  територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Сумській області.

Штатний розпис суду, структура та штатна чисельність апарату затверджується за погодженням з головою суду в межах обсягу видатків на утримання суду.

Структура апарату суду розробляється на підставі Типової структури апарату суду, затвердженої Державною судовою адміністрацією України.

7. Правовий статус працівників апарату суду визначається законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу», іншими актами законодавства України.

Правовий статус та умови діяльності помічника голови суду, помічника заступника голови суду, помічника судді визначаються також Положенням про судді, затвердженим Радою суддів України.

Правовий статус та умови діяльності  старшого судового розпорядника, судового розпорядника визначаються також Положенням про порядок створення та діяльності служби судових розпорядників, затвердженим Головою Державної судової адміністрації України за погодженням із Вищою радою правосуддя.

Посадові інструкції працівників апарату суду крім посадової інструкції керівника апарату суду, розробляються у встановленому порядку, з урахуванням норм чинного законодавства та затверджуються керівником апарату суду.

Посадова інструкція керівника апарату апеляційного і місцевого суду розробляється на підставі затверджених Державною судовою адміністрацією України типових посадових інструкцій керівників апарату цих судів та цього Типового положення. Посадова інструкція керівника апарату суду затверджується суб’єктом призначення за погодженням голови відповідного суду та служби управління персоналом суб'єкта призначення.

ІІ. Основні функції апарату суду

8. Відповідно до основних завдань, визначених Законом України «Про судоустрій і статус суддів», апарат суду:

1) створює належні умови діяльності суду для ефективного виконання суддями покладених на них повноважень;

2) здійснює організаційне, інформаційно-довідкове й документальне забезпечення підготовки справ і матеріалів для розгляду суддями;

3) забезпечує ведення протоколів судового засідання, фіксування судового процесу (судових засідань) технічними засобами, проведення відеоконференцій;

4) забезпечує надсилання адресатам в установленому порядку копій судових рішень;

5) організовує та забезпечує ведення діловодства в суді, забезпечує підготовку й складання документів відповідно до інструкції з діловодства в суді, інших актів законодавства України;

6) забезпечує належну організацію експедиційної обробки документів;

7) забезпечує ведення, облік, формування, опрацювання, надсилання, друкування, тиражування, використання, зберігання і знищення матеріалів, документів та інших матеріальних носіїв інформації, пов’язаних із діяльністю суду;

8) аналізує службову кореспонденцію;

9) організовує комплектування архіву, підготовку документів та архівних справ для передачі їх у встановленому порядку на постійне зберігання чи знищення;

10) забезпечує дотримання вимог до ведення обліку, зберігання, використання, знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять інформацію з обмеженим доступом;

11) складає та подає в установленому порядку статистичну звітність про роботу суду, формує огляди статистичних даних про підсумки діяльності суду;

12) бере участь в аналізі судової статистики, вивченні та узагальненні судової практики, забезпечує підготовку аналітичних довідок, таблиць, інформації з питань судової статистики;

13) упроваджує передові технології організації роботи з документами в суді, забезпечує впровадження електронного суду,забезпечує надсилання учасникам процесу процесуальних документів в електронному вигляді відповідно до процесуального законодавства;

14) здійснює інформаційно-технічне забезпечення судових засідань, зборів суддів;

15) забезпечує функціонування у суді інформаційно-телекомунікаційних систем, систем електронних комунікацій, програмного забезпечення та баз даних;

16) забезпечує функціонування автоматизованої системи документообігу суду, автоматизованого розподілу справ між суддями (до початку функціонування Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи);

17) вживає заходів щодо забезпечення контролю за дотриманням вимог Положення про Єдину судову інформаційно-телекомунікаційну систему (до початку її функціонування – Положення про автоматизовану систему документообігу суду), у тому числі в частині застосування автоматизованого розподілу судових справ між суддями;

18) здійснює організацію доступу суддів і працівників апарату суду до автоматизованих інформаційних і довідкових систем, реєстрів та банків даних, держателем (адміністратором) яких є державні органи або органи місцевого самоврядування, у визначеному чинним законодавством порядку, а також контроль за дотриманням вимог щодо захисту інформації;

19) у визначених законом випадках забезпечує надсилання електронних копій судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

20) вживає заходів щодо забезпечення суддів і працівників апарату суду ключами кваліфікованого електронного підпису;

21) забезпечує у взаємодії з Державною судовою адміністрацією України суддів, працівників апарату суду необхідними засобами інформатизації;

22) забезпечує реалізацію державної політики у сфері державної служби з питань управління персоналом апарату суду;

23) здійснює добір персоналу апарату суду, організовує роботу щодо його мотивації;

24) веде кадрове діловодство суду, в тому числі особові справи суддів;

25) здійснює облік кадрів суду в автоматизованій системі обліку кадрів суду (до початку функціонування Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи);

26)забезпечує належну роботу конкурсної та дисциплінарної комісій;

27) організовує в суді належні умови для діяльності працівників Служби судової охорони;

28) у взаємодії зі Службою судової охорони бере участь у заходах, спрямованих на додержання особами, які перебувають у суді, встановлених правил і підтримання громадського порядку в залі судового засідання та в приміщенні суду;

29) у взаємодії зі Службою судової охорони бере участь у заходах щодо забезпечення безпеки суддів, працівників апарату суду, учасників судового процесу;

30) забезпечує ведення військового обліку та здійснення бронювання працівників суду;

31) бере участь у проведенні заходів з мобілізаційної підготовки й мобілізації, здійснює контроль за їх реалізацією;

32) організовує бібліотечно-інформаційну роботу в суді;

33) здійснює облік печаток і штампів та контроль за їх зберіганням,  використанням та знищенням;

34) забезпечує взаємодію суду із громадськістю, засобами масової інформації;

35) забезпечує у взаємодії із суддями-спікерами підготовку й поширення матеріалів про діяльність суду, забезпечує підготовку, передачу, актуальність, достовірність та оновлення відкритих даних, розпорядником яких є суд, на Єдиному державному веб-порталі відкритих даних, забезпечує оприлюднення на Єдиному веб-порталі використання публічних коштів інформації про використання публічних коштів судом;

36) здійснює інформаційне наповнення веб-сайту суду;

37) організовує та забезпечує внутрішній облік сплати, повернення й зарахування судового збору до Державного бюджету України;

38) розробляє проект структури та штатного розпису суду;

39) забезпечує підготовку пропозицій до бюджетного запиту;

40) організовує прийом громадян, забезпечує розгляд пропозицій, заяв і скарг, запитів відповідно до вимог законів України «Про звернення громадян», «Про адвокатуру та адвокатську діяльність», «Про статус народного депутата України», «Про доступ до публічної інформації», «Про інформацію»;

41) забезпечує дотримання вимог законів України «Про охорону праці», «Про захист персональних даних», «Про запобігання корупції»;

42) забезпечує перевірку факту подання декларацій суб’єктами декларування та інформування Національного агентства з питань запобігання корупції про факти неподання чи несвоєчасного подання декларацій суб’єктами декларування відповідно до вимог  Закону України «Про запобігання корупції»;

43) надсилає до Вищої кваліфікаційної комісії суддів України повідомлення щодо змін, які відбулися у загальних відомостях суддів відповідного суду, для належного ведення, наповнення та оновлення суддівського досьє;

44) виконує накази й розпорядження голови суду, керівника апарату суду;

45) забезпечує розроблення проектів актів стосовно організації внутрішньої діяльності суду;

46) забезпечує організацію та проведення загальних зборів працівників апарату суду, робочих нарад, міжнародних зустрічей, прес-конференцій та інших заходів;

47) забезпечує дотримання заходів пожежної безпеки;

48) здійснює господарське обслуговування суду, забезпечує належну експлуатацію приміщення суду, контролює санітарно-технічний стан робочих приміщень, інженерних систем і комунікацій;

49) забезпечує збереження матеріальних цінностей;

50) організовує та забезпечує виконання в суді організаційно-технічних заходів у сфері інформаційної безпеки, технічного захисту інформації та протидії кіберзагрозам;

51) виконує інші функції, пов’язані із забезпеченням діяльності суду.

У суді, який є розпорядником бюджетних коштів, апарат суду:

• забезпечує ведення бухгалтерського обліку відповідно до встановлених норм законодавства;
• організовує планування фінансово-господарської діяльності;
• здійснює контроль за збереженням товарно-матеріальних цінностей, правильним використанням грошових коштів і матеріальних ресурсів;
• складає та подає в установленому порядку статистичну, бюджетну, податкову та бухгалтерську звітність.

III. Керівник апарату суду, його заступник

9. Апарат суду очолює керівник апарату суду.

Керівника апарату суду, його заступника за погодженням з головою суду призначає на посаду та звільняє з посади начальник територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області.

Керівник апарату місцевого, апеляційного суду може мати заступника, якщо кількість працівників апарату суду перевищує 75 осіб.

10. На посаду керівника апарату суду, його заступника призначається особа, яка відповідає вимогам до професійної компетентності для зайняття посади, які складаються із загальних і спеціальних вимог.

Особа, яка претендує на зайняття посади керівника апарату суду, його заступника, повинна відповідати таким загальним вимогам – вища освіта з освітнім ступенем магістра (або прирівняна до неї вища освіта за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста), досвід роботи на посадах державної служби категорії «Б» чи «В» або досвід служби в органах місцевого самоврядування, або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше одного року, вільне володіння державною мовою.

Спеціальні вимоги до осіб, які претендують на зайняття посад керівника апарату  суду та його заступника, визначаються начальником територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області.

11. Заохочення або накладення дисциплінарного стягнення стосовно керівника апарату суду, його заступника здійснюється за поданням голови  суду начальником територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області.
12. Керівник апарату суду призначає на посаду та звільняє з посади працівників апарату суду, застосовує до них заохочення та накладає дисциплінарні стягнення. Добір працівників апарату суду здійснюється на конкурсній основі (крім  помічників суддів, працівників, які виконують функції з обслуговування, робітників) і в порядку переведення державних службовців відповідно до законодавства про державну службу. Призначення на посаду та звільнення з посади помічника судді здійснюється відповідно до положення про помічника судді.
13. Керівнику апарату суду безпосередньо підпорядковані заступник  керівника апарату суду, керівники структурних підрозділів апарату суду, посадові особи, які виконують окремі функції в разі недоцільності утворення структурного підрозділу. Помічник голови суду, помічник заступника голови суду, помічник судді підзвітні керівнику апарату суду щодо дотримання Правил поведінки працівника суду, трудової дисципліни, правил техніки безпеки, охорони праці та з інших питань, визначених Положенням про помічника судді, затвердженим рішенням Ради суддів України від 18 травня 2018 року №21.
14. Керівник апарату суду відповідно до наданих повноважень:

1) здійснює безпосереднє керівництво апаратом суду, забезпечує організацію роботи структурних підрозділів суду, працівників апарату суду, їх взаємодію у виконанні завдань, покладених на апарат суду;

2) взаємодіє з Державною судовою адміністрацією України,  територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Сумській області, органами суддівського самоврядування, Службою судової охорони, органами державної влади, органами місцевого (окружного) самоврядування, іншими установами, підприємствами й організаціями, засобами масової інформації з питань забезпечення діяльності суду;

3) вживає заходів для забезпечення належних умов діяльності суду;

4) забезпечує підготовку планів роботи суду для затвердження головою суду, а також здійснює контроль за виконанням запланованих заходів;

5) координує здійснення організаційних заходів щодо підготовки зборів, оперативних нарад;

6) інформує збори суддів про свою діяльність, забезпечує виконання рішень зборів суддів з питань внутрішньої діяльності суду;

7) здійснює організаційне забезпечення ведення судової статистики, діловодства в суді, обліку та зберігання судових справ;

8) забезпечує функціонування Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи (до початку її функціонування – автоматизованої системи документообігу суду), автоматизованого розподілу справ між суддями;

9) забезпечує розроблення й подання на затвердження в установленому порядку структури та штатного розпису апарату суду, його штатної чисельності;

10) затверджує положення про структурні підрозділи апарату суду і посадові інструкції працівників апарату суду;

11) здійснює контроль за дотриманням працівниками апарату суду посадових інструкцій, положень про апарат суду та структурні підрозділи апарату суду, Правил внутрішнього службового розпорядку, Правил внутрішнього трудового розпорядку, Правил поведінки працівника суду, Загальних правил етичної поведінки державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування, правил техніки безпеки та  вимог інших документів, які регламентують роботу суду;

12) забезпечує реалізацію єдиної державної політики у сфері державної служби, є керівником державної служби в апараті суду;

13) виконує функції роботодавця для працівників апарату суду, які не є державними службовцями;

14) забезпечує підвищення кваліфікації державних службовців апарату суду, працівників патронатної служби, працівників, які виконують функції з обслуговування;

15) здійснює контроль за дотриманням виконавської та службової дисципліни працівниками апарату суду;

16) заохочує працівників  апарату суду та накладає на них дисциплінарні стягнення;

17) розглядає скарги на дії або бездіяльність державних службовців та інших працівників апарату суду;

18) подає на затвердження в установленому порядку до центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері державної служби, або її відповідного територіального органу, перелік посад працівників апарату суду, які виконують функції з обслуговування;

19) забезпечує своєчасне формування та надання Вищій кваліфікаційній комісії суддів України наявної в суді інформації щодо суддів, їхньої професійної діяльності для формування суддівського досьє;

20) визначає місце, строк відрядження, режим роботи в період службового відрядження працівників апарату суду й завдання до виконання;

21) подає для затвердження загальними зборами (конференцією) державних службовців апарату суду Правила внутрішнього службового розпорядку, розроблені на основі Типових правил внутрішнього службового розпорядку;

22) затверджує Положення про преміювання працівників апарату суду;

23) встановлює надбавки, доплати та премії працівникам апарату суду, у тому числі помічнику голови суду, помічнику заступника голови суду, помічникам суддів відповідно до Положення про преміювання працівників апарату  суду;

24) утворює дисциплінарну комісію з розгляду дисциплінарних справ стосовно державних службовців апарату суду;

25) здійснює інші повноваження керівника державної служби суду відповідно до Закону України «Про державну службу»;

26) організовує та здійснює контроль за своєчасним внесенням до Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи (до початку її функціонування – автоматизованої системи документообігу суду) відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), надсилання таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

27) здійснює організаційні заходи щодо підтримання приміщення суду в стані, придатному для належного його функціонування, проведення капітального та поточного ремонтів, технічного оснащення приміщень, інформаційно-технічного забезпечення, створення безпечних і комфортних умов для суддів, працівників апарату суду та осіб, які перебувають у суді;

28) організовує облік, видачу, знищення посвідчень працівників апарату суду (державних службовців, працівників апарату суду, які займають посади патронатної служби, осіб, які виконують функції з обслуговування та робітників);

29) виконує доручення голови суду та його заступників, рішення зборів суддів щодо організаційного забезпечення діяльності суду;

30) виконує інші функції, пов’язані із забезпеченням діяльності суду.

15. Керівник апарату суду в межах повноважень, наданих йому законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу», видає накази й розпорядження.

Керівникові апарату суду, його заступнику головою суду може бути надано право першого підпису в порядку, встановленому законодавством.

Керівник апарату суду, його заступник організовує та здійснює ведення претензійно – позовної роботи, представництво інтересів в судах та інших органах державної влади.

16. Керівник апарату суду несе персональну відповідальність за належне організаційне забезпечення суду, суддів і судового процесу, функціонування автоматизованої системи документообігу суду,  автоматизованого розподілу справ між суддями (до початку  функціонування Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи),а також згідно із законодавством – за належний рівень службової та трудової дисципліни в апараті суду,інформує збори суддів та звітує про здійснення таких заходів.
17. Керівник апарату суду підзвітний зборам суддів відповідного суду, які можуть висловити йому недовіру, що має наслідком звільнення його з посади.
18. На час відсутності керівника апарату суду чи неможливості здійснювати повноваження з інших причин його обов’язки виконує заступник керівника апарату суду.
19. У разі відсутності заступника керівника апарату суду тимчасове виконання обов’язків за посадою відсутнього керівника апарату  суду покладається на одного з керівників структурних підрозділів  апарату суду, крім  керівників бухгалтерської служби суду (головного бухгалтера)  наказом начальника територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області за поданням голови суду.
20. Керівник апарату суду та його заступник мають посвідчення, що підтверджують особу й повноваження.

Посвідчення керівника апарату суду та його заступника підписує начальник територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області.

21. Щорічні основні та додаткові відпустки, інші відпустки керівнику апарату суду, його заступнику надаються відповідно до вимог законів України «Про державну службу» і «Про відпустки».

Накази про відпустки керівника апарату суду та заступника керівника апарату суду видає керівник апарату за погодженням із головою суду.

VI. Структура апарату суду

  22.   В апараті суду утворюються структурні підрозділи – відділи,  сектори з урахуванням положень законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу». Структурні підрозділи здійснюють свої функції на підставі відповідних положень, затверджених керівником апарату суду.

Самостійний відділ - структурний підрозділ одногалузевого або однофункціонального спрямування. Самостійний відділ утворюється із штатною чисельністю не менш як 4 працівники. Самостійний відділ очолює начальник.

23. У разі недоцільності утворення в апараті суду структурного підрозділу для виконання окремих функцій вводяться посади відповідних спеціалістів (консультантів).
24. В апараті суду діє канцелярія, яка щоденно протягом робочого часу суду забезпечує прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду.
25. У структурі апарату суду, який є розпорядником бюджетних коштів, утворюється бухгалтерська служба, що діє відповідно до прийнятого Кабінетом Міністрів України Типового положення про бухгалтерську службу бюджетної установи й актів Державної судової адміністрації України.
26. В апараті суду утворюється відповідно до Закону України «Про державну службу» служба управління персоналом.

Положення про службу управління персоналом розробляється на основі Типового положення про службу управління персоналом державного органу, затвердженого центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері державної служби, і затверджується керівником апарату суду.

27. В апараті суду залежно від чисельності персоналу та в межах фонду оплати праці апарату суду можуть утворюватися інші структурні підрозділи, у тому числі з функціями служб, діяльність яких передбачена законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу».
28. Для забезпечення додержання особами, які перебувають у суді, встановлених правил, виконання ними розпоряджень головуючого в судовому засіданні у кожному суді діє Служба судових розпорядників, порядок створення та діяльності якої визначається Положенням про порядок створення та діяльності служби судових розпорядників, затвердженим Головою Державної судової адміністрації України за погодженням із Вищою радою правосуддя.
29. До складу структурних підрозділів апарату суду можуть входити посади працівників, які виконують функції з обслуговування, робітників.

Визначення переліку посад працівників апарату суду, які виконують функції з обслуговування, здійснюється на підставі критеріїв, затверджених Кабінетом Міністрів України.

30. Працівники апарату суду зобов’язані виконувати завдання та обов’язки, визначені в посадових інструкціях, положеннях про структурні підрозділи апарату суду й цьому Положенні, дотримуватися Правил внутрішнього службового розпорядку, Правил внутрішнього трудового розпорядку, Правил поведінки працівника суду, Загальних правил етичної поведінки державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування, правил техніки безпеки, вимог інших документів, які регламентують роботу суду, а також постійно підвищувати рівень своєї професійної компетентності та удосконалювати організацію службової діяльності.

Державні службовці зобов’язані дотримуватися вимог законів України «Про державну службу», «Про запобігання корупції».

31. За невиконання, несвоєчасне або неналежне виконання обов’язків, визначених Законом України «Про державну службу» та іншими актами законодавства, посадовою інструкцією, а також за порушення Правил внутрішнього службового розпорядку, Правил внутрішнього трудового розпорядку, Правил поведінки працівника суду, Загальних правил етичної поведінки державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування,  правил техніки безпеки та інше порушення службової дисципліни працівник апарату суду притягається до відповідальності згідно із законом.
32. Працівники апарату суду мають посвідчення, що підтверджують особу й повноваження. Посвідчення працівників апарату суду підписуються керівником апарату суду.

Зразки посвідчень працівника апарату суду затверджує Державна судова адміністрація України.

33. Призначення на посади державних службовців, працівників, які виконують функції з обслуговування, працівників патронатної служби, робітників, умови оплати праці, заохочення та соціальні гарантії працівників апарату суду регулюються нормами законодавства про державну службу з урахуванням особливостей, визначених Законом України «Про судоустрій і статус суддів», Кодексом законів про працю України, іншими актами законодавства.
34. Відпустки працівникам апарату суду надаються в порядку, встановленому Кодексом законів про працю України, законами України «Про державну службу», «Про відпустки».

Працівникам апарату суду, які займають посади патронатної служби відповідно до статті 92 Закону України «Про державну службу», виконують функції з обслуговування, робітникам, крім щорічної основної відпустки тривалістю 24 календарні дні, відповідно статті 8 Закону України «Про відпустки» може надаватися щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці. Конкретна тривалість щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці встановлюється колективним чи трудовим договором залежно від часу зайнятості працівника апарату суду в цих умовах.

35. Визнати таким, що втратило чинність Положення про апарат Господарського суду Сумської області, затверджене зборами суддів Господарського суду Сумської області 09.07.2021 (протокол №13).

В.о. керівника апарату                                                               Олександр ЛЕБЕДЬ