Модельне рішення. Методика проведення внутрішнього аудиту роботи служби управління персоналом. Чекліст.

Чекліст оцінки роботи служби управління персоналом

Модельне рішення Господарського суду Сумської області розроблене в межах ініціативи "Модельні суди" 3.0 проєкту ЄС «Право-Justice» у категорії Управління персоналом.

Метою внутрішнього аудиту є забезпечення ефективної роботи підрозділу, подолання застарілих моделей роботи, оптимального ресурсного забезпечення, заохочення доброчесної співпраці.

Можливі випадки застосування:

- зміна керівника підрозділу чи керівника апарату;

- підготовка до планової перевірки;

- періодичність (не рідше 1 разу на 3 роки)….

Внутрішній аудит має такі завдання:

- виявлення успішних дій і типових помилок;

- пошук і пропозиція додаткових технологічних рішень для поліпшення / спрощення роботи;

- оптимізація роботи відділу, перерозподіл функцій та ресурсів;

- визначення пріоритетних завдань для реалізації змін.

Принципи аудиту роботи служби управління персоналом:

• командний підхід, координація та взаємодія;
• відповідність наявним стандартам;
• розумна ретельність;
• використання типових інструментів: форма інтерв’ювання, чекліст тощо;
• фіксація процесу та результату;
• ресурсна економія: за інших рівних умов впроваджуватись мають ті рішення, які потребують менше ресурсів (людей, часу, техніки, паперу та ін.)

Процедура проведення аудиту складається з таких кроків:

Крок 1. Створення групи, яка проводить внутрішній аудит

У таку групу (3-4 особи) можуть бути включені компетентні працівники бухгалтерії, канцелярії, архівного підрозділу тощо. Крім того, до перевірки можуть залучатися сторонні фахівці. Найкращим спеціалістом з кадрів є керівник служби управління персоналом, але для отримання неупереджених результатів аудиту він та інші спеціалісти служби не можуть брати участь у складі робочої групи. Рівень експертності учасників групи компенсується використанням стандартних інструментів для перевірки фактичного стану справ на відповідність із встановленими стандартами роботи.  

Крок 2. Збір даних

– підготовка аналітичної довідки про кадрову роботу керівником відділу / відповідальною особою, яка крім загальної інформації про кадри, має включати інформацію про основні актуальні напрямки роботи, здобутки, проблемні питання;

– оцінка правильності ведення кадрової документації (враховуючи відповідність оформлення документів ДСТУ 4163:2020, та вимогу інструкції з діловодства щодо зберігання в АСДС всіх організаційно-розпорядчих документів);

– перевірка відповідності документів установи вимогам чинного законодавства;

– визначення відсутніх документів або окремих їх положень, наявність яких є обов’язковою;

– виявлення порушень, помилок або невідповідностей нормам законодавства в оформленні, систематизації та зберіганні кадрової документації;

- ефективність врахування рекомендацій, наданих за результатами узагальнення перевірок ДСА та НАДС;

- аналіз якості складання та дотримання річного плану роботи служби;

- інтерв'ювання, анкетування працівників (примірна форма анкети додається).

Для спрощення збору даних пропонується використовувати примірний чекліст оцінки роботи служби управління персоналом (контрольний список). В якому подано напрямки роботи, які потребують перевірки, можливі порушення та джерела якими передбачено стандарти роботи. Додаток 1

Чекліст є примірним та динамічним, тому може братись за основу, але має оновлюватись робочою групою перед проведенням аудиту.

Запропонований чекліст містить 15 пунктів (поінтів) та блок – державна служба.

Крок 3. Аналіз даних

На підставі зібраних даних створюються пропозиції щодо удосконалення роботи, автоматизації процесів, оптимізації функцій. На цьому етапі доцільно проаналізувати рівень та якість виконання кожної з основних функцій служби управління персоналом, визначених положенням про службу. В типовому положенні про службу управління персоналом передбачено 38 таких функцій.

Крок 4. Підготовка звіту

Звіт про результати проведеного аудиту, що містить інформацію про виявлені порушення, оцінку ризиків таких порушень, рекомендації по їх усуненню, а також пропозиції щодо оптимізації роботи.

Звіт про результати аудиту має містити:

– оцінку організації кадрового документообігу на певний момент часу;

– інформацію про наявність всіх документів передбачених законодавством;

– перевірку відповідності оформлення та зберігання документів вимогам законодавства;

– перевірку кадрових процедур на відповідність вимогам законодавства;

– рекомендації щодо розвитку напрямку управління персоналом (розробка HR-стратегії, пропозицій щодо реформи структури органу, методів внутрішньої комунікації).

Крок 5. Контроль реалізації наданих рекомендацій через розумний проміжок часу.